Rekisteri- ja tietosuojaseloste 

Tämä on tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste.

asuntomyyjat.com LKV Suomi Oy käsittelee henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

1. REKISTERINPITÄJÄ

asuntomyyjat.com LKV Suomi Oy

Y-tunnus 3102742-5

Hämeentie 153 LT3, 00560, HELSINKI

2. REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ
asuntomyyjat.com LKV Suomi Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

3. YHTEYSHENKILÖ
Antti Kivelä, 044 236 9991, antti.kivela@asuntomyyjat.com

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
4.1. Yleistä tietojen käsittelystä
Jos rekisteri sisältää henkilötietoja, niin käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä.

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, josta voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa luonnollinen henkilö. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan oikeudet.

4.2. Henkilötietojen keräämisen tarkoitus
a) Sopimus- tai asiakassuhde
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän:

– sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan kanssa.
– toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen kanssa.
– sopimussuhde arviointitoimeksiannon tekijän kanssa.
– asiakkaan antamaan markkinointilupaan perustuva suhde, jonka tarkoituksena on mm. monikanavainen markkinointiviestintä asiakkaalle esim. e-mail ja puh.markkinointina.

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin. Rekisterinpitäjä voi kerätä myös toimeksiantoon liittyvien muiden kuin asiakkaiden henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja kuten mm. perukirjat.

b) Lainsäädännön velvoitteiden täyttäminen
Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, mukaan lukien laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen. Välitysliikkeen tulee mm. ylläpitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan.

c) Rahanpesun lakisääteinen valvonta
Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

4.3. Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä
Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa a), b) ja c) tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen asiakkaan kanssa.

4.4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Asiakkaista kerätään vain tietoja, jotka ovat toiminnan ja vastuiden kannalta tarpeen. 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla
a) sopimussuhde
b) lakisääteinen velvoite
c) rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteutuminen
d) rekisteröidyn suostumus.

Sikäli kuin edellä kohdassa 4.2. esitettyihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin. Asiakkaalta voidaan lakeihin tai olosuhteisiin perustuvan rekisteröintioikeuden lisäksi pyytää suostumus markkinointitarkoituksia varten mm. suoramainonta postitse tai puhelinmarkkinointina.

4.5. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:
– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
– palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja suojaaminen
– laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
– mainonnan kohdentaminen
– palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
– asiakasviestintä ja markkinointi
– markkinoinnin sisällön kohdentaminen asiakkaan antamien tietojen ja käyttäytymisen mukaan
– palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen
– rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

5. ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Yritys käsittelee tietoja toimeksiantopäiväkirjassa ja rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa.

a) Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
– Asiakkaan perustiedot mm. koko nimi, osoite, puh.numero
– omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
– laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
– asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot
– lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
– vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten

b) Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa voidaan käsitellä seuraavia asiakkaaseen liittyviä tietoja:
– nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen
– oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
– oikeushenkilön toimiala
– tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
– henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä
– tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot
– Rahanpesulain 3 luvun 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 3 luvun 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
– ulkomaalaisen asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot

c) Asiakasyhteystietolistauksessa voidaan käsitellä seuraavia asiakkaaseen liittyviä tietoja:
– nimi, osoite
– yhteydenoton tarkoitus
– tiedot asiakkaan kontaktoinnista ja kontaktoinnin ajankohdasta sekä jatkotoimenpiteet

6. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan asiakkaalta esim. asunto- ja kohde-esittelyissä, rekisterinpitäjän internet-sivuston yhteydenottolomakkeilta sekä asiakastyytyväisyyskyselyistä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä (kuten lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri) sekä luottotietorekistereistä.

Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.

8. TIETOJEN LUOVUTUS
asuntomyyjat.com LKV Suomi Oy voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esim. aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijälle ja Maanmittauslaitokselle sekä riitatapauksissa osapuolten juridisille avustajille.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

9. ASIAKKAAN OIKEUDET
9.1. Tietojen tarkastaminen ja saaminen
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti tai sähköpostilla.

Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja. Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Tilanteessa, jossa henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittelyä tehdään automaattisesti asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot.

9.2. Virheellisen tiedon oikaiseminen
Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia rekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat epätarkkoja tai virheellisiä.

9.3. Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen
Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä itseään koskevien tietojen käsittely suoramainontaa ja etämyyntiä varten, sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka perusteet tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

9.4. Tietojen poistaminen (oikeus tulla unohdetuksi)
Asiakkaalla on oikeus pyytää tietojaan poistettavaksi ilman aiheetonta viivytystä, paitsi jos tietojen säilytykselle on olemassa jokin laillinen peruste.

9.5. Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

9.6. Menettely oikeuksien käyttämisessä
Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä kohdassa 3. esitettyyn rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

9.7. Erimielisyydet
Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

10. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

11. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu lainsäädännössä edellytetyllä tavalla tietoturvallisuudesta huolehtien. Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä. asuntomyyjat.com LKV Suomi Oy mukauttaa turvatoimenpiteensä vastaamaan teknologian jatkuvaa kehittymistä.

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. 

12. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESSA
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset tietosuojaselosteeseen voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.